Áttekintés
A Partnerek a rendszer egyik törzsadata: egy központi címtár azokról a cégekről, amelyekkel dolgozik. Minden partnert egyszer rögzít, majd a rendszer más pontjain már csak kiválasztja őt egy listából – nem kell újra begépelnie az adatait.
Tipikus partnerek: a megrendelő (akinek dolgozik), az alvállalkozók (akik Önnek dolgoznak), valamint az anyagbeszállítók. Egy partnerhez több kapcsolattartó, több cím és több bankszámla is tartozhat.
Hol találom? A bal oldali menüben a Partnerek pontra kattintva. Egy partner rögzített adatait bármikor megnyithatja megtekintésre vagy szerkesztésre.
A partnerek listája
Belépéskor a partnerek táblázatos listáját látja. Minden sor egy-egy cég; a sorra (vagy a sor végi ikonra) kattintva nyílik meg az adatlap. A lista tetején szűrő- és keresőeszközök segítik a gyors megtalálást.
A listán a következő eszközök állnak rendelkezésre:
- Keresés – név vagy adat töredékére; a lista azonnal szűkül.
- Szűrés állapot szerint – alapértelmezetten az Aktív partnerek látszanak; átválthat az inaktív / összes nézetre is.
- Szűrés projekt szerint – csak az adott projekthez kapcsolódó partnerek.
- Szűrés kategória szerint – pl. csak alvállalkozók vagy csak beszállítók.
- Új partner gomb – új cég felvétele (lásd a lépéseket).
- Importálás – több partner egyszerre, listából történő betöltése.
A partner adatlapja
Egy partnert megnyitva annak adatlapja jelenik meg, amely több, tematikus szakaszra tagolódik. A szakaszok külön menthetők, így egyesével, nyugodtan haladhat végig rajtuk.
Alapadatok
A cég azonosításához szükséges legfontosabb adatok. Ezek jelennek meg később a projekteknél, számlákon és a jegyzőkönyveken.
| Mező | Jelentése | Példa |
|---|---|---|
| Partner név kötelező | A cég teljes, hivatalos neve, ahogyan a szerződéseken és számlákon szerepel. | Példa Építőipari Kft. |
| Rövid név | A cég rövid megnevezése, amit a rendszer a jegyzőkönyveken és a szűkebb helyeken használ. Ha üresen hagyja, a teljes név jelenik meg. | Példa Kft. |
| Adószám | A cég adószáma. Számlázásnál és a hivatalos dokumentumokon szükséges. | 12345678-2-42 |
| Cégjegyzékszám | A cégbírósági nyilvántartási szám. | 01-09-123456 |
| Bankszámlaszám | A cég elsődleges bankszámlája. További számlák a Bankszámlák szakaszban adhatók meg. | 12345678-12345678-12345678 |
| Logó | A partner céglogója feltölthető; megjelenhet a generált dokumentumokon. A meglévő logó megtekinthető és törölhető. | kép fájl (PNG/JPG) |
A Rövid név mezőt érdemes kitölteni: ez kerül a jegyzőkönyvek fejlécébe, ahol kevés a hely. Így elkerüli, hogy a hosszú cégnév levágódjon.
Címek
Egy partnerhez több cím is rögzíthető (pl. székhely, telephely, postázási cím). A címeket a rendszer részekre bontva kéri, hogy a dokumentumokon egységesen jelenhessenek meg.
| Mező | Jelentése | Példa |
|---|---|---|
| Irányítószám | A település irányítószáma. | 1051 |
| Város / Település | A cím települése. | Budapest |
| Közterület neve | Az utca / tér / út neve, a típus nélkül. | Fő |
| Közterület jellege | A közterület típusa listából: utca, út, tér, körút, köz, sétány stb. | utca |
| Házszám | Házszám, esetleg emelet/ajtó. | 12. 3/4 |
Kapcsolattartók
A partnernél dolgozó személyek, akikkel a napi munkában egyeztet. Tetszőleges számú kapcsolattartó rögzíthető, mindegyikhez külön elérhetőségekkel.
| Mező | Jelentése | Példa |
|---|---|---|
| Név kötelező | A kapcsolattartó teljes neve. | Kovács János |
| Titulus | Beosztás vagy megszólítás. | projektvezető |
| Mobil | Mobiltelefonszám. | +36 30 123 4567 |
| Irodai telefon | Vezetékes / irodai szám. | +36 1 234 5678 |
| E-mail cím az értesítésekhez, dokumentumküldéshez. | kovacs.janos@pelda.hu | |
| NÜJ szám | Nyilvántartási / ügyfél-azonosító szám, ha releváns. | — |
| Megjegyzés | Szabad szöveges megjegyzés a kapcsolattartóhoz. | Csak délután elérhető |
Bankszámlák
Ha a partnernek több bankszámlája van (pl. eltérő pénznemhez vagy szolgáltatáshoz), itt rögzítheti mindegyiket. A számlázási és utalási funkciók ezekből válogatnak.
Szerződések és dokumentumok
A partnerhez tartozó szerződések és egyéb fájlok (pl. cégkivonat, aláírási címpéldány) feltölthetők és az adatlapról bármikor elérhetők. Így egy helyen megtalálja a partnerrel kapcsolatos összes dokumentumot.
A rendszer további, egyedi mezőket is megjeleníthet a partner adatlapján, ha az Ön szervezete ilyeneket állított be. Ezekről a Beállítások – Egyedi mezők résznél olvashat.
Lépésről lépésre: új partner rögzítése
- Nyissa meg a bal oldali menüből a Partnerek pontot.
- Kattintson az Új partner gombra. A rendszer létrehoz egy üres adatlapot, és rögtön megnyitja szerkesztésre.
- Töltse ki az Alapadatok szakaszt: legalább a partner nevét. Ha van, adja meg az adószámot és a cégjegyzékszámot is. Kattintson a Mentés gombra.
- Váltson a Címek szakaszra, és adja hozzá a cég címét az Új cím gombbal.
- A Kapcsolattartók szakaszban vegye fel a kapcsolattartó személyeket az Új kapcsolattartó gombbal.
- Ha szükséges, töltse fel a partner logóját és a kapcsolódó szerződéseket.
- Kész! A partner mostantól kiválasztható a projekteknél, számláknál és a jegyzőkönyveknél.
Minden mentett módosítást a rendszer naplóz, így később visszakövethető, ki és mikor változtatott a partner adatain.
Partner szerkesztése és törlése
Meglévő partner adatainak módosításához nyissa meg az adatlapját a listából, végezze el a változtatásokat, majd mentsen az adott szakasznál. Törléshez használja a listában vagy az adatlapon található törlés műveletet.
Törlés előtt gondolja át! Ha a partner már szerepel projekteken, számlákon vagy jegyzőkönyveken, a törlése hatással lehet ezekre a kapcsolatokra. Sok esetben érdemesebb a partnert inaktívvá tenni, mint véglegesen törölni.
Kapcsolódó fogalmak
- Törzsadat – egyszer rögzített, sokszor felhasznált központi adat.
- Kapcsolattartó – a partnernél dolgozó, konkrét kontaktszemély.
- Egyedi mező – az Ön szervezete által testre szabott, extra adatmező.