Áttekintés
A Mintadokumentumok modul egy dokumentumgyár: kész sablonokból állít elő formázott, nyomtatható és Word (.doc) formátumban letölthető dokumentumokat. A sablonok a leggyakoribb építőipari szerződéseket és jegyzőkönyveket fedik le, így nem kell külön szövegszerkesztőben dolgoznia.
A modul lényege az automatikus kitöltés: amint kiválasztja a dokumentum típusát és a projektet, a rendszer a projekthez és a szerződő felekhez rögzített adatokat (cégnév, székhely, adószám, cégjegyzékszám, képviselő, kapcsolattartók, projekt neve stb.) behelyettesíti a megfelelő mezőkbe. Ön ezután már csak ellenőrzi és szükség esetén pontosítja a szöveget.
Új dokumentumot két úton hozhat létre:
- A Mintadokumentumok listájáról – az „Új dokumentum” gombbal bármilyen típusú dokumentumot elindíthat, és a projektet Ön választja ki (lásd Lépésről lépésre).
- A projekt adatlapjáról – a Szerződések és egyéb dokumentumok nyilvántartása dobozban a vállalkozó kártyáján lévő „Új szerződés” gombbal, amely azonnal egy, az adott projekt és vállalkozó adataival kitöltött vállalkozói szerződést nyit meg (lásd Szerződés a projektből).
Minden elkészített dokumentum megmarad a listában, így később bármikor újra letöltheti, szerkesztheti vagy törölheti.
Hol találom? A bal oldali menüben a Mintadokumentumok pontra kattintva éri el az elkészített dokumentumok listáját és az „Új dokumentum” gombot. A vállalkozói szerződéseket a projekt adatlapján, a vállalkozó kártyájáról is elérheti.
A dokumentumok listája
Belépéskor a Mintadokumentumok oldalon a korábban létrehozott dokumentumok táblázatos listáját látja. A lista fölött található az „Új dokumentum” gomb és a kereső mező, amely gépelés közben szűri a sorokat. Minden sor egy-egy elkészített dokumentum, a sor végén a műveleti gombokkal.
| Oszlop / gomb | Jelentése |
|---|---|
| Megnevezés | A dokumentumnak adott elnevezés – ez alapján azonosítja később, és ebből készül a letöltött fájl neve is. |
| Dokumentum típus | A sablon típusa (pl. VÁLLALKOZÁSI SZERZŐDÉS). |
| Dátum | A dokumentum létrehozásának időpontja. |
| Letöltés | A kész dokumentum letöltése Word (.doc) formátumban (lásd Letöltés). |
| Szerkesztés | A dokumentum megnyitása a szerkesztőben. |
| Törlés | A dokumentum eltávolítása a listából (megerősítést kér). |
Rendezés, keresés és csoportos műveletek
- Rendezés: a Megnevezés, a Dokumentum típus és a Dátum oszlopfejlécre kattintva a lista az adott oszlop szerint rendeződik; ugyanarra a fejlécre ismét kattintva megfordul az irány. A választott rendezést a böngésző megjegyzi, így a következő alkalommal is ebben a sorrendben látja a listát.
- Keresés: a Keresett kifejezés... mezőbe gépelve csak a találatok maradnak láthatók.
- Csoportos művelet: ha a sorok elején egy vagy több jelölőnégyzetet bejelöl, megjelenik a Csoportos művelet gomb (zárójelben a kijelöltek számával). Innen választható a Kijelöltek exportálása Excel-be és a Kijelöltek törlése.
Letöltés PDF-ként
A sorok végén a Letöltés (Word, .doc) gomb mellett a Letöltés PDF-ként gomb is megtalálható. A PDF ugyanabból a kitöltött sablonból készül, és a .doc-kal együtt a projekt LiLDrive Szerződések mappájába is mentődik; ha újra letölti, a PDF új verzióként kerül mellé (a korábbi megmarad).
A Vevői megrendelésekből készült szerződések is itt jelennek meg („Szerződés - VM-…”). Ezeknél az Ön cége a Vállalkozó, a partner a Megrendelő, és a fájlok a megrendelő nevű almappába kerülnek.
A dokumentum szerkesztője
A szerkesztő önálló oldalon nyílik meg: új dokumentumnál Új dokumentum, meglévőnél Sablon szerkesztése címmel (mellette a dokumentum megnevezésével). Bal felül a Vissza a listához gombbal térhet vissza a listára. A szerkesztő felső részén minden dokumentumtípusnál ugyanaz a három beállítás található, alatta pedig a kiválasztott típus kitölthető szövege.
| Mező | Jelentése | Példa |
|---|---|---|
| Megnevezés | A dokumentum belső elnevezése, amely a listában és a letöltött fájl nevében is megjelenik. | Vállalkozási szerződés – Példa Kft. |
| Dokumentum típus | A kitölteni kívánt sablon típusa (lásd a lenti típuslistát). A típus kiválasztásakor megjelenik a hozzá tartozó kitölthető szöveg. | VÁLLALKOZÁSI SZERZŐDÉS |
| Projekt | Az a projekt, amelyhez a dokumentum tartozik. Kiválasztásakor a rendszer a projekt és a szerződő felek adataival kitölti a dokumentum mezőit (lásd Automatikus kitöltés). A letöltött fájl is ennek a projektnek a mappájába kerül. | Napraforgó utca – társasház |
A szerkesztés végén kattintson a Dokumentum mentése gombra. A mentés után a rendszer visszavezeti a listára, és rövid üzenetben jelzi, hogy a dokumentum elmentődött.
A Dokumentum mentése gomb az első kattintás után Mentés... feliratra vált és letiltódik, így egy véletlen dupla kattintás, az oldal frissítése vagy a böngésző „Vissza” gombja után történő újbóli mentés sem hoz létre második példányt – ugyanaz a dokumentum frissül.
Automatikus kitöltés a projekt- és partneradatokból
Ha a Dokumentum típus és a Projekt is ki van választva, a rendszer automatikusan kitölti a dokumentum mezőit (a két mező sorrendje mindegy – amelyiket később választja ki, az indítja a kitöltést):
- Megrendelő – a projekt megrendelője.
- Vállalkozó – a projekthez megadott vállalkozó, ennek hiányában a saját cége.
- A felek cégadatai: cégnév, székhely, cégjegyzékszám, adószám, képviselő, valamint – ahol a sablon kéri – a bankszámla és a kapcsolattartók (szerződéses megbízott, helyszíni képviselő, e-napló vezetéséért felelős személy).
- A Kelt helye (a megrendelő székhelyének települése) és dátuma.
A szerződő felek táblázatában a Cégnév legördülő listából másik partnert is választhat: ilyenkor a rendszer csak az adott félhez (Vállalkozóhoz vagy Megrendelőhöz) tartozó mezőket tölti újra az új partner adataival, a másik fél adatai nem változnak.
Az automatikusan kitöltött értékek szabadon felülírhatók. Kivételt csak a vállalkozó-kártyáról érkező szerződéses adatok jelentenek – ezekről a következő szakasz szól.
A vállalkozó-kártya az irányadó
A projekt adatlapján, a Szerződések és egyéb dokumentumok nyilvántartása dobozban minden vállalkozónak saját kártyája van (lásd Projektek). A vállalkozói szerződések ehhez a kártyához kapcsolódnak – a projekt és a vállalkozó (Cégnév) alapján. A kártya az irányadó: a szerződés minden megnyitásakor és letöltésekor a kártyán kitöltött adatok felülírják a szerződés megfelelő mezőit.
| A kártya mezője | Hova kerül a szerződésben |
|---|---|
| Szerződés szám | A szerződésszám (egyszerűsített vállalkozói és tartós közvetítői szerződésnél). |
| Munka megnevezése | A vállalt munkák megnevezése (munkaterület átadási jegyzőkönyvnél az elvégzendő tevékenység). |
| Szerződés kezdete | A teljesítés kezdete, illetve a munkaterület átvétele – és a Kelt dátuma is ez lesz. |
| Véghatáridő | A befejezési határidő. |
| Nettó összeg | A vállalási díj (egyszerűsített vállalkozói szerződésben betűvel is). |
| Bruttó összeg | A bruttó vállalási díj. |
| Részhatáridők | A szerződés részhatáridő-sorai (lásd lent). |
A teljes adatkör az egyszerűsített vállalkozói és a vállalkozási szerződésbe kerül át; a többi típus csak a hozzá illő mezőket veszi át a kártyáról.
Az üres kártyamező nem töröl. Ha a kártyán egy adat (pl. a bruttó összeg) nincs kitöltve, a szerződésben megadott érték megmarad. Ha egy adatot a szerződésben tartósan módosítani szeretne, azt a projekt adatlapján, a vállalkozó-kártyán javítsa – különben a következő megnyitáskor a kártya értéke kerül vissza.
A szerkesztő tetején egy tájékoztató sor mutatja, honnan jönnek az adatok:
- ha a szerződéshez tartozik vállalkozó-kártya: „A szerződésszám, a munka, a dátumok, az összegek és a részhatáridők a projekt vállalkozó-kártyájáról töltődnek”, zárójelben a vállalkozó nevével, mellette a Projekt adatlap linkkel, amely a kártyát tartalmazó projektet nyitja meg;
- ha nincs ilyen kártya, sárga figyelmeztetés jelzi, hogy a dobozban megadott adatok nem töltődnek be. Ilyenkor ellenőrizze, hogy a szerződésben a Vállalkozó Cégnév mezője és a Projekt egyezik-e a kártyáéval.
Részhatáridők
Az egyszerűsített vállalkozói és a vállalkozási szerződésben tetszőleges számú részhatáridő adható meg. A meglévő sorok alatti Részhatáridő hozzáadása linkkel új, üres sort vehet fel, amelybe a részhatáridő megnevezését és dátumát írja (az egyszerűsített vállalkozói szerződés Ütemezés táblázatában a készültségi fokot és a számla nettó összegét is).
A részhatáridők a vállalkozó-kártyával kétirányúan szinkronban maradnak:
- megnyitáskor a kártya részhatáridői jelennek meg a szerződésben;
- mentéskor a szerződésben felvett vagy átírt részhatáridő visszaíródik a kártyára, így a következő megnyitáskor is megmarad;
- ha egy sort a szerződésben kiürít (a megnevezését és a dátumát is törli), az a kártyáról is törlődik;
- a készültségi fok és a számla nettó összege csak a szerződésben tárolódik, a kártyára nem kerül át – megnyitáskor sem íródik felül.
Elérhető dokumentumtípusok
A Dokumentum típus listából az alábbi sablonok közül választhat. Mindegyik önálló, előre megszövegezett dokumentum, saját kitölthető mezőkkel:
| Dokumentumtípus | Mire való |
|---|---|
| ÁTVÉTELI ELISMERVÉNY | Rövid elismervény pénzösszeg átvételéről: az átvevő és az átadó neve, anyja neve, személyi igazolvány száma és lakcíme, az átvett összeg számmal és betűvel, megjegyzés, keltezés, valamint két tanú adatai és aláírása. A magánszemélyek adatai nincsenek a rendszerben, ezért itt csak a Kelt töltődik ki automatikusan. |
| EGYSZERŰSÍTETT VÁLLALKOZÓI SZERZŐDÉS | Kivitelezési (vállalkozói) szerződés rövidebb formája: a megrendelő és a vállalkozó cégadatai, a projekt adatai, a vállalási összeg, a fizetési és ütemezési feltételek, a részhatáridők, garancia és kötbér. A projekt adatlapjáról az „Új szerződés” gomb ezt a típust hozza létre. |
| MEGBÍZÁSI SZERZŐDÉS | Megbízási jogviszonyt rögzítő szerződés: a megbízó (megrendelő) és a megbízott (vállalkozó) cégadatai, a megbízás tárgya és feladatai, a díjazás, a fizetési határidő, a számlázás és az illetékes bíróság. |
| TARTÓS KÖZVETÍTŐI SZERZŐDÉS | Közvetítői tevékenységre szóló, folyamatos szerződés: a felek cégadatai, a projekt adatai, a közvetítés díja (darabár vagy nettó százalék), az esedékesség, a szerződés időtartama és felmondása. |
| VÁLLALKOZÁSI SZERZŐDÉS | A teljes körű, részletes kivitelezési szerződés minden lényeges feltétellel: a felek adatai, a projekt megnevezése, a vállalt munkák, a díj, a teljesítési és részteljesítési határidők, a jótállás, a kötbér és a mellékletek. |
| MUNKATERÜLET ÁTADÁSI JEGYZŐKÖNYV | A munkaterület átadás-átvételét dokumentáló jegyzőkönyv: a munkaterület neve és címe, az elvégzendő tevékenység, az átadó és az átvevő személye, valamint a keltezés. |
| VÁLLALKOZÁSI SZERZŐDÉS MUNKAVÉDELMI MELLÉKLET | A vállalkozási szerződéshez csatolható munkavédelmi melléklet: a megrendelő és a vállalkozó megnevezése, valamint a keltezés adatai. |
A dokumentumtípust a szerkesztés során átválthatja – a felület ilyenkor a kiválasztott típus szövegét tölti be, és ha a projekt ki van választva, újra elvégzi az automatikus kitöltést. A már begépelt, de el nem mentett adatok ilyenkor elveszhetnek, ezért típusváltás előtt érdemes menteni.
Lépésről lépésre: új dokumentum a listáról
- A bal oldali menüben nyissa meg a Mintadokumentumok modult.
- Kattintson az „Új dokumentum” gombra. Megnyílik az Új dokumentum szerkesztő.
- Adja meg a Megnevezést (ez alapján találja majd meg a listában).
- A Dokumentum típus listából válassza ki a kívánt sablont (pl. VÁLLALKOZÁSI SZERZŐDÉS). Megjelenik a hozzá tartozó kitölthető szöveg.
- A Projekt listából válassza ki a projektet. A rendszer kitölti a felek és a projekt adatait.
- Ha szükséges, a szerződő felek táblázatában a Cégnév listából válasszon másik vállalkozót vagy megrendelőt – az adott fél adatai ekkor frissülnek.
- Ellenőrizze az adatokat, töltse ki a hiányzó mezőket (összegek, határidők, feltételek), és pontosítsa a Kelt helyét és dátumát.
- Kattintson a Dokumentum mentése gombra. A dokumentum bekerül a listába.
- A listában a Letöltés gombbal töltse le a kész dokumentumot Word (.doc) formátumban.
Szerződés létrehozása a projekt adatlapjáról
Vállalkozói szerződést a leggyorsabban a projekt adatlapjáról indíthat, a Szerződések és egyéb dokumentumok nyilvántartása dobozból. A vállalkozó kártyájának alján a következő gombok találhatók:
- Új szerződés – ha a kártyához még nem tartozik szerződés. Egy kattintással létrehoz egy EGYSZERŰSÍTETT VÁLLALKOZÓI SZERZŐDÉS típusú dokumentumot „Szerződés - <projekt neve> - <vállalkozó neve>” megnevezéssel, a projekt, a megrendelő, a vállalkozó és a kártya adataival kitöltve, és azonnal megnyitja szerkesztésre. A szerződés a kártyához kapcsolódik.
- Szerződés megnyitása – ha a kártyához már tartozik szerződés: ezt nyitja meg szerkesztésre, nem hoz létre újat.
- Szerződés letöltése (letöltés ikon) – a kártyához tartozó szerződés letöltése Word formátumban.
Ha a vállalkozónak már van szerződése
Ha a projektből úgy indít szerződést, hogy a vállalkozónak ebben a projektben már van szerződése, a rendszer nem készít második példányt, hanem a meglévőt nyitja meg. Ezt a szerkesztő tetején egy kék tájékoztató sáv jelzi: „Ehhez a vállalkozóhoz már van szerződés ebben a projektben, ezért a meglévőt nyitottuk meg.”
Ha valóban újabb szerződésre van szükség (például egy kiegészítő megállapodásra vagy más típusú dokumentumra):
- Kattintson a tájékoztató sávban a Mégis új szerződést hozok létre linkre.
- Megnyílik az Új dokumentum szerkesztő, amelyben a projekt már ki van választva.
- Válassza ki a Dokumentum típust. A rendszer a projekt adataival és – Vállalkozóként – az adott vállalkozó adataival tölti ki a mezőket.
- Adja meg a Megnevezést, ellenőrizze az adatokat, majd kattintson a Dokumentum mentése gombra. A korábbi szerződés változatlanul megmarad.
Letöltés és mentés a projekthez
A Letöltés gomb a dokumentumot Word (.doc) formátumban tölti le, amely a megszokott szövegszerkesztővel megnyitható, tovább szerkeszthető és nyomtatható. A fájl neve a dokumentum megnevezéséből készül. Vállalkozói szerződéseknél a letöltött fájl is a vállalkozó-kártya aktuális adatait tartalmazza.
Letöltéskor a rendszer a fájlt egyúttal a projekt LiLDrive-mappájának Szerződések almappájába is elmenti – a szerződéseket a vállalkozó nevével elnevezett almappába –, így a dokumentum a projekt fájljai között is elérhető marad. Ismételt letöltéskor ugyanez a fájl frissül, nem keletkezik másodpéldány. Ha a projektnek nincs LiLDrive-mappája, a dokumentum csak letöltődik.
A törlés nem vonható vissza a felületen. Ha egy dokumentumot a listából töröl, az eltűnik a listából, és nem nyitható meg többé szerkesztésre. A már letöltött és a projekt mappájába elmentett fájl megmarad.
Kapcsolódó fogalmak
- Sablon – előre megszövegezett dokumentumminta, amelyből a kitöltéssel kész dokumentum készül.
- Előtöltés – a projekt és partnerek rögzített adatainak automatikus behelyettesítése a dokumentum mezőibe.
- Vállalkozó-kártya – a projekt adatlapján a vállalkozóhoz rögzített szerződéses adatok (szerződésszám, munka, határidők, összegek, részhatáridők); a hozzá kapcsolódó szerződésben ezek az irányadók.
- Megrendelő – a projekt megbízója, akinek a kivitelező (vállalkozó) dolgozik.
- Vállalkozó / alvállalkozó – a munkát elvégző fél, akivel a szerződés köttetik.